الدفتر الفرعي

يحمل الأستاذ العام رصيداً واحداً للذمم المدينة، أما الدفتر الفرعي فيُظهر العملاء الذين يتكوّن منهم وفواتيرهم المفتوحة. والمحصّلون والمشترون وأمناء المستودعات يعملون من الدفتر الفرعي، بينما تقرأ القوائم من الأستاذ.

ومن الدفاتر الفرعية الشائعة الذمم المدينة حسب العميل، والذمم الدائنة حسب المورد، والمخزون حسب الصنف. وكلٌّ منها يغذّي حساب المراقبة الخاص به، وفي نهاية الشهر يُقارن المجموعان قبل إقفال الفترة.

والخطأ الشائع ترحيل قيود يدوية مباشرة إلى حساب المراقبة. فيتحرك الأستاذ ولا يتحرك الدفتر الفرعي، ويختلفان دون مستند يفسّر السبب.