سير عمل الاعتماد

يفصل الاعتماد بين من يطلب الشيء ومن يوافق على دفع ثمنه. فيستطيع المشتري إنشاء أمر الشراء، لكنه لا يُلزم الشركة بالمال إلا حين يعتمده صاحب صلاحية. وبذلك تبقى المشتريات غير المخططة والأوامر المكررة ومحاباة المورّدين تحت السيطرة.

سير العمل البسيط خطوة اعتماد واحدة لكل مستند. وتضيف الشركات الأكبر حدوداً بحسب المبلغ، فيحتاج الأمر الصغير معتمداً واحداً والكبير اثنين، أو توجّهه حسب القسم. وأياً كان شكله، يجب أن يُقفل المستند متى أُرسل، ليكون ما اعتُمد هو ما يخرج.

الخطأ الشائع أن يصير الاعتماد شكلياً: يملك الجميع الصلاحية، أو يوقّع المعتمدون دفعة واحدة دون قراءة. فتبقى الخطوة على الورق ولا توقف شيئاً. امنح الصلاحية لقلة، واجعلها صلاحية يحملونها لا مسمّى وظيفياً.