دورة الشراء حتى السداد

في هذه الدورة تُلزم المنشأة نفسها بالدفع، وكل خطوة فيها ضابط: أمر الشراء يثبت ما اتُّفق عليه، والاعتماد يثبت أن أحداً أذن به، والاستلام يثبت ما وصل، والفاتورة تثبت ما يطالب به المورّد.

في الدورة السليمة تُطابق الفاتورة مع أمر الشراء وسند الاستلام قبل الدفع، فلا تدفع المنشأة إلا ثمن بضاعة اتفقت على شرائها ووصلتها فعلاً، وبالسعر المتفق عليه.

الخطأ الشائع أن يُدفع من فاتورة المورّد وحدها. فمن دون أمر الشراء وسند الاستلام بجانبها تُدفع التسليمات الناقصة والأسعار المتزايدة كاملة، ولا تُكتشف، إن اكتُشفت، إلا في تدقيق نهاية السنة.