الاستعداد للفوترة الإلكترونية: ما يحتاجه الموزّع

في الفوترة الإلكترونية لم تعد الفاتورة مجرد مستند تطبعه. فهي تُبنى بصيغة إلكترونية محددة، وتُوقَّع بشهادة تعرّف بك، وتحمل رمز QR، وتُشارك مع الجهة الضريبية. وبعد إصدارها لا تُعدَّل ولا تُحذف، والخطأ يُصحَّح بإشعار دائن أو مدين.

وتُطبَّق معظم الأنظمة على مراحل، حسب حجم الشركة أو إيراداتها. فاقرأ قواعد بلدك ومرحلتك، وسجّل موعدك، واعمل عكسياً منه. والاستعدادات أدناه تنطبق على كل نظام تقريباً.

تستخدم الأنظمة أحد نموذجين، وكثير منها يستخدمهما معاً. في نموذج الاعتماد تُرسل الفاتورة إلى الجهة قبل إصدارها، ولا تصبح صالحة إلا بعد قبولها. وفي نموذج الإبلاغ تُصدر الفاتورة بنفسك وترسلها إلى الجهة خلال مدة محددة بعد ذلك.

وكثيراً ما يتوقف النموذج على المشتري: فواتير المنشآت تُعتمد، والفواتير المبسّطة للمستهلكين تُبلَّغ. والاعتماد يعني أن نظامك يجب أن يصل إلى الجهة لحظة الترحيل، فخطّط لما يحدث حين يتعذّر ذلك.

• الاعتماد: لا فاتورة صالحة قبل أن تقبلها الجهة
• الإبلاغ: أصدر الآن وأرسل ضمن المهلة
• في الحالتين: الفاتورة المرفوضة يجب أن تُصحَّح وتُرسل من جديد
• في الحالتين: إعادة الإرسال يجب ألا تنشئ فاتورة ثانية أبداً

كل وحدة تصدر الفواتير، فرعاً كانت أو نقطة بيع أو خادماً، تحتاج عادةً إلى التسجيل لدى الجهة وإلى شهادة توقّع بها. وكثيراً ما يشمل التسجيل فحص توافق، يجب أن تجتاز فيه فواتير وإشعارات دائنة ومدينة تجريبية قبل قبول المستندات الحقيقية.

والشهادات تنتهي. فإذا انتهت شهادة وحدة توقفت عن التوقيع وتوقفت الفوترة معها. فاحتفظ بسجل لكل جهاز، ومسؤوله، وتاريخ انتهاء شهادته، وجدّدها قبل الموعد بوقت كافٍ.

نصيحةضع تاريخ انتهاء كل شهادة في تقويم مشترك مع تذكير قبله بشهر، وسمِّ بديلاً حين يغيب المسؤول.

تخرج الفواتير لدى الموزّع من أماكن أكثر من مكتب المالية: مكتب المبيعات، وصندوق صالة العرض، وسيارات المندوبين. وكل منها يجب أن يُصدر فاتورة متوافقة يظهر رمز QR على نسختها المطبوعة، وكل منها يطبع على ورق وطابعات مختلفة.

والسيارات هي الحالة الصعبة، لأنها كثيراً ما تبيع دون شبكة. فاعرف كيف يعامل نظام الفوترة في بلدك الفاتورة المنشأة دون اتصال، وكيف يمنحها نظامك رمز QR ويرسلها حين تعود السيارة إلى الاتصال. واختبر ذلك في الأماكن التي يفقد فيها مندوبوك الشبكة فعلاً.

• اختبر أن فواتير المكتب تُظهر رمز QR على ملف PDF
• اختبر أن إيصالات نقطة البيع تطبعه عند الصندوق
• اختبر أن فواتير السيارة تطبعه على طابعة المندوب المحمولة
• اختبر فاتورة منشأة دون اتصال، من البيع حتى المزامنة

جرّب حالات حقيقية قبل الموعد: فاتورة لمنشأة، وبيعاً لمستهلك، ومرتجعاً، وبيعاً من السيارة دون اتصال، وفاتورة ترفضها الجهة. وتحقّق في كل مرة من جواب الجهة ومما رآه موظفوك على الشاشة.

وبعد بدء التطبيق، يجب أن يراقب أحدٌ الرفض والتحذيرات كل يوم. فالفاتورة المرفوضة غير صالحة، ولا بد من تصحيحها وإرسالها من جديد بسرعة، وإعادة المحاولة يجب ألا ترسل الفاتورة نفسها مرتين أبداً.