ابدأ من يومك، لا من قائمة المزايا
قوائم المزايا تتشابه كلها. وما يميّز نظاماً عن آخر هو تعامله مع يومك العادي: مندوب بلا شبكة، وعميل تجاوز حدّه، ودفعة قصيرة الصلاحية، وشهر لا يتوازن. اكتب أكثر عشر عمليات تتكرر لديك وأسوأ خمس مشكلات واجهتها مؤخراً قبل أن تشاهد أي عرض توضيحي.
ثم اطرح على كل مزوّد الأسئلة نفسها بالترتيب نفسه، واطلب أن يُريك كل جواب على الشاشة ببياناتك بدل أن يصفه. والأسئلة الاثنا عشر أدناه نقطة بداية، فأضف إليها أسئلتك.
نصيحةأرسل الأسئلة إلى المزوّدين قبل العرض، حتى يُصرف الوقت في عرض الأجوبة لا في الجولة المعتادة.
الأسئلة من 1 إلى 3: الميدان
لدى الموزّع، السيارة وهاتف المندوب هما المكان الذي تبدأ منه معظم الأخطاء. وهذه الأسئلة تختبر هل يعمل الميدان والمكتب بمجموعة قواعد واحدة.
- هل يستطيع المندوب البيع والفوترة والتحصيل دون شبكة، وماذا يحدث لهذه المستندات حين تعود الشبكة؟ اطلب أن ترى ذلك والهاتف في وضع الطيران.
- هل لكل سيارة موقع مخزون مستقل، وهل يُقفل اليوم بجرد للمخزون والنقد يعتمده المكتب؟
- هل يفرض الخادم حدود الائتمان وسقوف الخصم وكتالوج المندوب، فلا يستطيع تطبيق المندوب تجاوزها؟
الأسئلة من 4 إلى 6: المخزون
المخزون هو المكان الذي يخسر فيه الموزّعون المال بصمت. وهذه الأسئلة تكشف هل يتتبّع النظام المخزون كما يحفظه مستودعك فعلاً.
- هل يتتبّع الدفعات وتواريخ الصلاحية، ويصرف الأقرب انتهاءً أولاً تلقائياً حين لا تُحدَّد دفعة؟
- هل يُشترى الصنف ويُخزَّن ويُباع ويُجرد بوحدات مختلفة، كالكرتون والحبة، مع تحويل محفوظ لكل صنف؟
- هل تستطيع جرد موقع واحد في كل مرة والمستودع مستمر في العمل، مع اعتماد قبل ترحيل الفرق؟
الأسئلة من 7 إلى 9: المال
يستحق نظام ERP اسمه حين تكون العمليات والدفاتر سجلاً واحداً. فإذا اضطر أحد إلى إعادة إدخال اليوم في المحاسبة، فلديك نظامان لا نظام واحد.
- هل ترحّل كل فاتورة ودفعة وحركة مخزون قيدها بنفسها، وهل تنتقل بنقرة من القيد إلى المستند الذي وراءه والعكس؟
- حين يُقفل الشهر، هل يُقفل أمام كل قناة، بما فيها نقطة البيع والسيارات، وهل يمكن قفله نهائياً؟
- هل الفوترة الإلكترونية مبنية ومستخدمة فعلاً في بلدك، من كل قناة تفوتر منها، بما في ذلك الفواتير المنشأة دون اتصال؟
الأسئلة من 10 إلى 12: الشركة والتحكم
هذه الأسئلة تحدّد هل يناسب النظام الشركة التي ستكونها بعد ثلاث سنوات، لا الشركة التي أنت عليها اليوم فقط.
- هل تدير عدة شركات تحت حساب واحد، لكل منها عملتها وسنتها المالية وترقيم مستنداتها، وتعدّ تقارير تجمعها؟
- من يفعل ماذا؟ اسأل كيف تُضبط الأدوار، وهل يرفض الخادم ما تخفيه الشاشة، وماذا يسجّل سجل التدقيق.
- ما الذي لا يفعله النظام اليوم؟ اطلب القائمة مكتوبة، واسأل كيف تدخل بياناتك وتخرج: الاستيراد والتصدير والربط بالأنظمة الأخرى.
اختبر الأجوبة واحسب التكلفة كاملة
كلمة نعم في اجتماع ليست جواباً. اطلب حساباً تجريبياً بأصنافك وعملائك وأسعارك، ومرّر فيه أسبوعاً من العمليات الحقيقية، ومنها العمليات الصعبة: مرتجع، وإيقاف ائتماني، وجرد ناقص، وشهر مقفل.
ثم قارن تكلفة السنة الأولى لا السعر الشهري. فالتراخيص كثيراً ما تكون الجزء الأصغر، بينما تتراكم تكاليف الإعداد ونقل البيانات والتدريب والطابعات.
وأخيراً، تحدّث إلى عميلين لكل مزوّد يديران عملاً يشبه عملك، واسألهما عمّا استغرق وقتاً أطول مما وُعدا به.
نصيحةاطلب من كل مزوّد تسعير النطاق نفسه كتابةً، حتى تقارن المثل بالمثل.
قائمة التحقق: قائمة تحقق اختيار نظام ERP
- اكتب أكثر عشر عمليات تتكرر لديك
- اكتب أسوأ خمس مشكلات واجهتها مؤخراً
- أرسل الأسئلة نفسها إلى كل مزوّد
- اطلب أن يُعرض كل جواب على الشاشة لا أن يُوصف
- اختبر البيع من السيارة دون اتصال في وضع الطيران
- مرّر أسبوعاً من العمليات الحقيقية في حساب تجريبي
- احصل كتابةً على قائمة ما لم يُبنَ بعد
- قارن تكلفة السنة الأولى كاملة
- اتصل بعميلين لكل مزوّد