ماذا يعني أن الشهر مقفل
يكون الشهر مقفلاً حين تصبح أرقامه نهائية: لا يستطيع أحد الترحيل إليه، والتقارير التي ترسلها إلى المالك أو البنك ستُقرأ بالأرقام نفسها في الشهر التالي. وقبل ذلك، كل فاتورة متأخرة أو استلام منسي يغيّر الربح بعد أن يكون الناس قد اطّلعوا عليه.
والإقفال الجيد يتبع الترتيب نفسه كل شهر، في أيام العمل نفسها، ولكل خطوة شخص مسؤول عنها. والترتيب مهم لأن كل خطوة تعتمد على التي قبلها.
- يوم العمل الأول: الفصل الزمني، وآخر إقفالات السيارات ونقاط البيع.
- يوم العمل الثاني: تسويات النقد والبنوك.
- يوم العمل الثالث: الذمم المدينة والدائنة والبضاعة المستلمة غير المفوترة.
- يوم العمل الرابع: المخزون وتكلفة البضاعة المباعة ومراجعة الضريبة.
- يوم العمل الخامس: الاستحقاقات، ومراجعة القوائم، ثم الإقفال.
أحكم الفصل الزمني
الفصل الزمني يعني أن يقع كل حدث في الشهر الذي حدث فيه. فالبضاعة المسلَّمة يوم 31 مبيعات ذلك الشهر، حتى لو طُبعت الفاتورة يوم 1. والبضاعة المستلَمة يوم 31 مخزون ذلك الشهر، حتى لو وصلت فاتورة المورّد في الأسبوع التالي.
وأخطر الأطراف لدى الموزّع هي السيارات والتسليمات المتأخرة. فكل يوم سيارة حتى آخر يوم في الشهر يجب أن يُقفل، ويُسلَّم نقده، وتُزامن فواتيره، قبل أن يُوثق بالشهر.
- كل تسليم حتى نهاية الشهر مفوتر في الشهر نفسه
- كل استلام حتى نهاية الشهر مرحَّل، فوتِر أم لم يُفوتر
- كل يوم سيارة ووردية كاشير مقفل ومعتمد
- المستندات المسودة مرحَّلة أو محذوفة، لا متروكة مفتوحة
نصيحةحدّد ساعة في آخر يوم تُؤرَّخ بعدها المستندات الجديدة في الشهر التالي، وأبلغ المندوبين والمستودع بها مسبقاً.
سوِّ النقد والبنك
ابدأ بالمال، لأن كل رصيد آخر يعتمد على تسجيل الدفعات. طابق كل حساب بنكي في الدفاتر مع كشف البنك في نهاية الشهر، وفسّر كل فرق: إيداعات في الطريق، وشيكات لم تُصرف بعد، ورسوم بنكية لم تُقيَّد بعد.
والنقد الذي تحصّله السيارات يستحق سطراً خاصاً. فالتحصيلات المسلَّمة في آخر يوم والمودَعة في أول الشهر التالي يجب أن تظهر نقداً في الطريق، لا أن تختفي بين الشهرين.
طابق الذمم المدينة والدائنة مع سجلاتها
يجب أن يساوي حساب الذمم المدينة في الأستاذ العام فواتير العملاء المفتوحة، بعد طرح الدفعات والإشعارات الدائنة غير المخصّصة. والأمر نفسه في الذمم الدائنة وفواتير الموردين المفتوحة. وحين يختلفان يكون السبب عادةً قيداً يدوياً رُحّل مباشرة إلى حساب المراقبة، أو مستنداً لم يصل إلى الدفاتر.
ثم اقرأ تقرير أعمار الديون. فالفواتير القديمة التي لن تُدفع تحتاج قراراً هذا الشهر، لا ملاحظة مؤجلة، والدفعات غير المخصّصة يجب أن تُطبَّق على الفواتير التي تسددها.
نصيحةلا ترحّل قيوداً يدوية إلى حسابات الذمم المدينة أو الدائنة أو المخزون، وصحّحها عبر المستندات، حتى لا تنحرف الدفاتر عن سجلاتها.
المخزون والتكلفة والبضاعة المستلمة غير المفوترة
قارن حساب المخزون بتقييم المخزون في آخر يوم من الشهر. فحين ترحّل كل حركة تكلفتها، يجب أن يتطابق الرقمان تماماً. ورحّل تسويات الجرد التي ظهرت خلال الشهر قبل أن تقارن.
والبضاعة المستلمة غير المفوترة التزام عن بضاعة استلمتها ولم تصلك فاتورتها بعد. ويجب أن يساوي رصيدها قيمة الاستلامات التي ما زالت تنتظر فاتورة. والبند القديم في تلك القائمة إما فاتورة ضاعت وإما استلام خاطئ.
الضريبة والاستحقاقات ونظرة فاحصة إلى القوائم
راجع حسابات الضريبة مقابل فواتير الشهر وفواتير موردّيه قبل إعداد أي إقرار. وتأكد أن كل فاتورة مبيعات حملت رمز الضريبة الصحيح، وأن ضريبة المدخلات لا تُطالب بها إلا عن فواتير بين يديك فعلاً.
وقيّد استحقاق التكاليف التي تخص الشهر ولم تصل فواتيرها، كالإيجار والمرافق والشحن، ورحّل الإهلاك إن كانت لديك أصول ثابتة. ثم اقرأ قائمة الدخل مقابل الشهر الماضي والشهر نفسه من العام الماضي. فالهامش الذي قفز أو هبط بحدة يدل غالباً على خطأ في الفصل الزمني أو التكلفة، لا على شهر جيد أو سيئ.
نصيحةاكتب سطراً يفسّر كل حركة كبيرة في قائمة الدخل قبل الإقفال، فإن لم تستطع تفسيرها فلا تقفل بعد.
أقفل، ثم اقفل نهائياً
أقفل على مرحلتين. الإقفال المبدئي يوقف الترحيل الجديد أثناء المراجعة، ويسمح بإعادة الفتح إن وجدت خطأً. ويأتي الإقفال النهائي حين تنتهي المراجعة. ولا تقفل الفترة قفلاً دائماً إلا بعد اعتماد الأرقام، كأن يكون ذلك بعد تدقيق نهاية السنة.
وأقفل الفترات بالترتيب، ولا تقفل السنة إلا بعد أن يصبح شهرها الأخير نهائياً، حتى ينتقل ربح السنة إلى الأرباح المبقاة مرة واحدة.
قائمة التحقق: قائمة تحقق إقفال نهاية الشهر
- أقفل واعتمد كل يوم سيارة ووردية كاشير
- رحّل كل مستند مسودة أو احذفه
- سوِّ كل حساب بنكي مع كشفه
- طابق الذمم المدينة والدائنة مع تقرير الأعمار
- قارن المخزون بتقييم المخزون
- نظّف البنود القديمة من البضاعة المستلمة غير المفوترة
- راجع حسابات الضريبة مقابل مستندات الشهر
- قيّد استحقاق التكاليف التي لم تُفوتر بعد
- فسّر كل حركة كبيرة في قائمة الدخل
- أقفل مبدئياً، وراجع، ثم أقفل الفترة