كيف تحصّل الذمم المدينة أسرع دون أن تخسر عملاءك

ينجح التحصيل حين يكون روتيناً لا أزمة: الخطوات نفسها، عند النقاط نفسها، لكل عميل، فلا يُستهدف أحد ولا يُنسى أحد.

1. قبل الاستحقاق بأيام، تأكد أن الفاتورة وصلت وأن العميل موافق عليها
2. في يوم الاستحقاق، مكالمة أو رسالة قصيرة
3. بعد 7 أيام من الاستحقاق، مكالمة من المسؤول عن الحساب لديك
4. بعد 30 يوماً، يحصّل المندوب في الزيارة التالية وتنتظر الطلبات الجديدة الاعتماد
5. بعد 60 يوماً، لقاء مع صاحب المحل وخطة سداد مكتوبة

نصيحةالمكالمة التي تسبق الاستحقاق هي الأنفع، لأنها تكشف الخلافات ما دام هناك وقت لحلها.

كل عائق بين العميل والدفع يؤخره. دع المندوب يحصّل في الزيارة نقداً أو بالبطاقة أو بالتحويل، ويسجّل كل دفعة على الفواتير التي تسددها في المكان. فالدفعة التي تبقى غير مخصّصة تُظهر العميل متأخراً وهو ليس كذلك، وتفسد تقرير الأعمار.

واحمل كشف الحساب إلى الزيارة. فصاحب المحل الذي يرى الفواتير والدفعات والرصيد في صفحة واحدة يدفع أسرع ممن يُقال له رقم.

الفاتورة المتنازع عليها لا تُدفع مهما تابعتها. النقص في التوريد، أو البضاعة التالفة، أو سعر يختلف عن القائمة: كل منها يجب أن يتحول سريعاً إلى مرتجع أو إشعار دائن، حتى يكون الرصيد الذي تطالب به هو الرصيد الذي يقرّ به العميل.

واحتفظ بملاحظة عن كل خلاف: من أثاره، وما موضوعه، ومن سيغلقه. فالخلاف الذي لا صاحب له قد يبقى أشهراً.

• توريد ناقص أو تالف
• سعر يختلف عن القائمة المتفق عليها
• مرتجع أُخذ ولم يُصدر له إشعار دائن
• دفعة سُددت ولم تُخصَّص

إيقاف التوريد أقوى أداة لديك، وأكثرها قابلية لخسارة العميل. استخدمه خطوةً في الإيقاع معلنة مسبقاً، لا مفاجأة عند الرف. والعميل الذي يعرف القاعدة ويراها تُطبق على الجميع يدفع في الغالب ليبقى التوريد مستمراً.

وللعميل العاجز فعلاً عن الدفع دفعة واحدة، الخطة المكتوبة خير من القطيعة: مبلغ ثابت في مواعيد ثابتة، مع طلبات جديدة نقداً حتى يُسدد الرصيد القديم.

نصيحةأخبر المندوب قبل أن توقف العميل، حتى لا يكون الحديث في المحل أول ما يسمعه عن الأمر.