أقفل كل يوم لا كل أسبوع
يتعامل مندوب السيارة مع المخزون والنقد طوال اليوم بعيداً عن المكتب. فإن انتظر الجرد حتى نهاية الأسبوع، فقد يكون العجز وقع في أي يوم من ستة وفي أي زيارة من مئة، ولا يستطيع أحد أن يقول أين. أما إذا جُرد كل مساء فالفرق يخص يوماً واحداً، وغالباً زيارة أو زيارتين لا يزال المندوب يتذكرهما.
والإقفال اليومي يعني أيضاً أن اليوم التالي يبدأ من أرقام اتفق عليها الطرفان، فلا تنتقل مشكلة الأمس إلى حمولة اليوم.
نصيحةاجعل الإقفال جزءاً من يوم العمل يُنجز قبل أن يعود المندوب إلى بيته، لا شيئاً يُحشر في صباح اليوم التالي.
أنهِ المسار أولاً
يبدأ الإقفال حين تنتهي آخر زيارة. يجب أن تكون كل فواتير اليوم ودفعاته ومرتجعاته محفوظة ومرسلة، حتى تكتمل الأرقام المتوقعة. والبيعة التي لا تزال تنتظر على هاتف بلا إشارة هي أكثر أسباب العجز الوهمي شيوعاً.
- سجّل المغادرة من آخر عميل
- تأكد من إرسال كل المستندات
- سوِّ أي فاتورة اعترض عليها العميل في مكانها
- اتفق على ما يبقى في السيارة الليلة وما يُفرَّغ
- ثم ابدأ الجرد
اجرد المخزون قبل النقد
اجرد السيارة أولاً. فالمخزون والنقد وجهان ليوم واحد: الصنف الناقص من السيارة إما بيع أو مُنح أو فُقد. وإذا جاء جرد المخزون أولاً، فكثيراً ما يُفسَّر عجز النقد ببيعة يظهرها المخزون ولا يظهرها النقد.
ويجب أن يجرد المندوب دون أن يرى ما يتوقعه النظام. فالجرد الأعمى جرد حقيقي، أما الجرد مقابل رقم على الشاشة فيميل إلى أن يجد ذلك الرقم بالضبط.
نصيحةاطلب من المندوب أن يجرد صنفاً صنفاً بالترتيب نفسه كل مساء، رفاً بعد رف، حتى لا يُعدّ شيء مرتين أو يُنسى.
اعدد النقد وغير النقد كلاً على حدة
يجب أن يساوي النقد الذي مع المندوب الفواتيرَ النقدية مضافاً إليها النقد المحصّل على فواتير سابقة، ورصيد الفكة إن وُجد. أما متحصلات البطاقة والتحويل فليست في جيب المندوب، فقارنها وحدها بإيصالات جهاز الدفع ومراجع التحويل. وخلط الاثنين يخفي عجز النقد وراء زيادة في البطاقة.
والشيكات نقد في الطريق: سجّل كل شيك برقمه ومصرفه وتاريخه، وسلّمه مع النقد.
ابحث عن السبب قبل ترحيل الفرق
الفرق سؤال لا حكم. فمعظم الفروق تأتي من أخطاء يومية قليلة، والمندوب الذي لا يزال يتذكر يومه هو أقدر من يجدها في المساء نفسه.
- بيعة محفوظة على الهاتف لم تُرسل بعد
- فكة أُعطيت خطأً في محل مزدحم
- دفعة سُجلت على عميل آخر
- مرتجع أُخذ ولم يُسجَّل
- صنف مجاني أُعطي دون مستند
- خطأ في العدّ عند تحميل الصباح
نصيحةلا تسمح للمندوب أبداً بتعديل فاتورة ليطابق النقد، بل سجّل الفرق وفسّره.
اعتمد ورحّل وسلّم
يعتمد الإقفالَ شخصٌ في المكتب لا المندوب. ينقل الاعتماد نقد اليوم من المندوب إلى حسابات الصندوق أو البنك، وأي فرق لا تفسير له يُرحَّل إلى حساب الزيادة والعجز، فتُظهره الدفاتر بدل أن تخفيه.
أودع النقد في المصرف صباح اليوم التالي على الأكثر. فلا ينبغي أن يحتفظ أي مندوب بنقد من يوم سابق، وينبغي أن يرى المشرف بنظرة واحدة من يفعل ذلك.
تصرّف على الأنماط لا على يوم واحد
العجز الصغير مرة واحدة أمر طبيعي. أما المندوب الذي يعجز ثلاث أمسيات من خمس، أو السيارة التي ينقصها دائماً كرتونان من الصنف نفسه، فذلك نمط يستحق حديثاً. واتفق كتابةً على ما يحدث عند تكرار العجز قبل أن يقع أول عجز، حتى لا تُخترع القاعدة في لحظة غضب.
- راجع الفروق لكل مندوب كل أسبوع
- ابحث عن الصنف نفسه ناقصاً مرة بعد مرة
- أعد جرد السيارة مع المندوب حين يظهر نمط
- اكتب قاعدة العجز وشاركها مع كل مندوب
نصيحةبدّل من يراجع الإقفال في المكتب، حتى لا يعتاد مراجع ومندوب أحدهما على الآخر أكثر مما ينبغي.
قائمة التحقق: إقفال المساء، لكل مندوب، كل يوم
- سجّل المغادرة من آخر زيارة
- تأكد من إرسال كل المستندات
- اجرد مخزون السيارة صنفاً صنفاً، جرداً أعمى
- اعدد النقد بمعزل عن البطاقة والتحويل
- سجّل كل شيك برقمه ومصرفه وتاريخه
- فسّر كل فرق قبل ترحيله
- اجعل المكتب يعتمد الإقفال، لا المندوب
- رحّل الفروق غير المفسَّرة إلى الزيادة والعجز
- أودع النقد بحلول صباح اليوم التالي