ابدأ من الوظائف لا من الأشخاص
الصلاحيات التي تُمنح شخصاً بعد شخص تنحرف مع الوقت. يُعطى موظف صلاحية إضافية ليغطّي إجازة زميله، ولا يسحبها أحد، وبعد سنة لا يعرف أحد لماذا يستطيع سائق السيارة اعتماد الإشعارات الدائنة. صمّم الصلاحيات حول الوظائف بدلاً من ذلك: اكتب كل وظيفة، وحدّد ما تحتاج إليه، وامنح كل شخص دور وظيفته.
تحتاج معظم شركات التوزيع إلى وظائف أقل مما تتوقع: موظف مبيعات، ومحصّل، وأمين مستودع، ومشترٍ، ومحاسب، ومشرف ميداني، ومدير فرع، وصاحب الشركة. ومن يؤدي وظيفتين فعلاً يحصل على دور واحد مبني للوظيفتين ومسمّى بهما، بدل كومة من الاستثناءات.
نصيحةسمِّ كل دور باسم الوظيفة، كأمين المستودع، لا باسم شخص، ليبقى صالحاً مع تغيّر الموظفين.
أعطِ كل وظيفة مستوى في كل مجال
لكل وظيفة، امرّ على النظام مجالاً مجالاً: العملاء، وأوامر البيع، والفواتير، والمدفوعات، والمخزون، والمشتريات، والدفتر، والإعدادات. وفي كل مجال حدّد أقل ما تحتاج إليه الوظيفة: لا شيء، أو عرض، أو إنشاء، أو تعديل، أو تحكم كامل، أو اعتماد. ويجب أن يشمل كل مستوى ما تحته، فمنح التعديل يسمح بالعرض والإنشاء.
ومِل إلى الحد الأدنى. فمن يجد أنه لا يستطيع أداء جزء من عمله سيطلب خلال يوم، أما من يملك صلاحيات زائدة فلن يذكرها أبداً.
افصل الاعتماد عن الإدخال
أبسط رقابة في أي شركة ألا يكون من يُدخل المعاملة هو من يعتمدها. فالموظف الذي يُنشئ أمر الشراء لا يُصدره، والمندوب الذي يبيع بالآجل لا يرفع الإيقاف الائتماني عن عميله، والكاشير الذي يعدّ الصندوق لا يعتمد ورديته.
اجعل الاعتماد مستوى مستقلاً لا يُمنح إلا للقلة التي تحتاج إليه، وافحص كل دور بحثاً عن أزواج من الصلاحيات لا يجوز أن تجتمع.
- إنشاء أوامر الشراء واعتمادها.
- إدخال فواتير الموردين وسدادها.
- البيع بالآجل ورفع الإيقاف الائتماني.
- عدّ النقدية واعتماد العدّ.
- تغيير الأسعار واعتماد الخصومات فوق السقف.
- إنشاء المستخدمين ومنحهم الأدوار.
نصيحةفي الشركة الصغيرة التي يضطر فيها شخص واحد إلى الأمرين، أبقِ له الصلاحية، لكن ليقرأ صاحب الشركة كل أسبوع قائمة بما اعتمده ذلك الشخص.
ابنِ، ثم اختبر، ثم أسند
ابنِ كل دور مرة واحدة بالمستويات المتفق عليها، ثم جرّبه قبل أن يعتمد عليه أحد. سجّل الدخول بمستخدم تجريبي يحمل ذلك الدور، وامشِ في يوم عمل عادي لتلك الوظيفة. فكل رفض تصادفه صلاحية ناقصة، وكل شاشة تستطيع تعديلها ولا ينبغي لك صلاحية يجب سحبها.
- اكتب الدور على الورق: اسم الوظيفة والمستوى في كل مجال.
- أنشئ الدور وحدّد مستوياته.
- امنحه لمستخدم تجريبي وامشِ في يوم كامل من تلك الوظيفة.
- أصلح ما كان ناقصاً أو واسعاً أكثر من اللازم.
- أسند الدور إلى كل من يشغل تلك الوظيفة.
- احتفظ بالنسخة الورقية سجلاً لما اتُّفق عليه.
الزر المخفي ليس قفلاً
كثير من الأنظمة تتحكم في الوصول بإخفاء القوائم. وهذا يُبقي الشاشات مرتبة، لكنه ليس حماية: فمن يعرف عنوان صفحة مخفية، أو يرسل طلباً من خارج الشاشة، قد يمرّ. يجب أن تُفحص القاعدة حيث تعيش البيانات، على الخادم، في كل مرة يُقرأ فيها سجل أو يُحفظ.
وحين تختبر دوراً، جرّب الأفعال التي لا يجوز له أن يفعلها وتأكد أنها تُرفض، لا أن الزر اختفى فحسب. والشاشة التي تعرض السجل للقراءة فقط بدل أن تخفيه تخبر المستخدم أيضاً لماذا لا يستطيع تعديله.
راجع الصلاحيات حين ينتقل الناس
تفسد الصلاحيات في اللحظات التي ينضم فيها الموظف أو يغيّر وظيفته أو يغادر. فاجعل كل لحظة منها تستدعي تغييراً: يحصل الموظف الجديد على دور وظيفته في يومه الأول، ويحصل المنتقل على الدور الجديد في اليوم نفسه، ويُعطَّل حساب المغادر قبل أن يخرج.
ومرة كل ربع سنة، اكتب كل مستخدم مع دوره واطلب من كل مدير أن يؤكد فريقه. وركّز أشد التركيز على كل من يستطيع الاعتماد أو السداد أو تغيير الإعدادات.
نصيحةاشترط التحقق بخطوتين على كل من يستطيع الاعتماد أو السداد، فكلمة المرور المسروقة هناك هي الأغلى ثمناً.
قائمة التحقق: قائمة تحقق الأدوار والصلاحيات
- اكتب وظائف الشركة لا أسماء الأشخاص
- حدّد أقل مستوى تحتاج إليه كل وظيفة في كل مجال
- سمِّ الأدوار بأسماء الوظائف
- افصل الاعتماد عن الإدخال
- اختبر كل دور بمستخدم تجريبي قبل إسناده
- تأكد أن الأفعال الممنوعة تُرفض لا تُخفى فقط
- غيّر الدور في يوم انتقال الموظف أو مغادرته
- راجع دور كل مستخدم مرة كل ربع سنة
- اشترط التحقق بخطوتين على من يعتمد أو يسدّد