إدارة عدة شركات أو فروع في نظام واحد

بعض حقائق الشركة تثبت نهائياً متى بدأت التعامل: رمزها وعملة دفاترها وبلدها. وبعضها يحدّد كل تاريخ في دفاترها: الشهر الذي تبدأ فيه سنتها المالية، والمنطقة الزمنية التي تُقرأ بها أيام عملها. حدّدها كلها قبل أول معاملة.

1. اختر رمزاً قصيراً لكل شركة يظهر في أرقام مستنداتها.
2. حدّد عملة دفاترها وبلدها.
3. أدخل رقمها الضريبي وشعارها للمستندات المطبوعة.
4. حدّد الشهر الذي تبدأ فيه سنتها المالية.
5. حدّد منطقتها الزمنية، لينزل البيع الذي يسبق منتصف الليل بقليل في يومه الصحيح.

لا يجوز أن تُصدر شركتان رقم الفاتورة نفسه، ويجب أن يعرف القارئ من الرقم أي شركة أصدرته. أعطِ كل شركة تسلسلاتها الخاصة وضع رمزها في مقدمة كل رقم. وأضف السنة أو السنة المالية، ليبدأ العدّاد من جديد كل سنة دون تصادم.

نصيحةأبقِ قالب الترقيم بالشكل نفسه في كل شركة، ليقرأ الموظفون المتنقلون بينها الأرقام بالطريقة نفسها.

حين تبيع شركة في المجموعة لأخرى، يجب أن يسجّل الطرفان العملية: فاتورة مبيعات لدى البائع وفاتورة مورّد لدى المشتري، بالمبلغ نفسه وفي اليوم نفسه. عامل الشركة الشقيقة كأي عميل أو مورّد آخر، بسجل خاص بها في كل مجموعة دفاتر، لتتمكن من مطابقة الأرصدة.

وفي آخر كل شهر، يجب أن تتطابق ذمة البائع المدينة على الشركة الشقيقة مع ذمة المشتري الدائنة لها حتى الريال. فالفرق يعني فاتورة سُجّلت في طرف واحد، والعثور عليها في شهرها أسهل بكثير.

نصيحةأعطِ كل شركة شقيقة رمز العميل والمورّد نفسه في كل مجموعة دفاتر، ليسهل العثور على أرصدتها ومقارنتها.

تُصدر كل شركة قوائمها بعملة دفاترها. والنظرة الموحّدة للمجموعة تجمع هذه القوائم وتحذف ما باعته الشركات لبعضها، حتى لا تضخّم المبيعات الداخلية إيرادات المجموعة. وتُسمّى هذه الخطوة توحيد القوائم.

لا يوحّد Axon Suite القوائم بين الشركات التابعة بعد. فخطّط لأخذ قوائم كل شركة في آخر الشهر، وتحويل ما كان منها بعملة أخرى، وجمعها، وحذف المبيعات والأرصدة بين الشركات الشقيقة، في جدول بيانات أو في أداة محاسبك الخاصة.