ابدأ من الأسئلة لا من القائمة
دليل الحسابات هو قائمة الأوعية التي يفرز الدفتر فيها كل معاملة. وإذا نُسخ من نموذج جاهز انتهى غالباً بمئات الحسابات التي لا يستخدمها أحد، دون أيٍّ من التقسيمات التي يسأل عنها صاحب الشركة فعلاً. ابدأ بدلاً من ذلك من الأسئلة التي يجب أن تجيب عنها القوائم كل شهر.
وهي في شركة التوزيع غالباً الأسئلة القليلة نفسها، ويجب أن يساعد كل حساب في الإجابة عن واحد منها.
- ما هامش الربح الإجمالي لكل خط منتجات؟
- كم تكلّف السيارات والمندوبون والتوصيلات؟
- كم يدين لنا العملاء، وكم من ذلك متأخر؟
- كم قيمة المخزون، وما الذي استُلم ولم يُفوتر بعد؟
- كم ندين للموردين وللجهة الضريبية؟
نصيحةاكتب أسئلتك في صفحة واحدة واختبر كل حساب مقترح أمامها، فالحساب الذي لا يجيب عن أي منها يمكن حذفه.
ارسمه من القوائم نزولاً
يتبع كل دليل المجموعات الخمس نفسها: الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات. وداخل كل مجموعة، استخدم الحسابات الرئيسية للبنود التي تظهر في القوائم، والحسابات الفرعية للتفاصيل تحتها. فتطبع القوائم الحسابات الرئيسية، ومن احتاج إلى المزيد فتح الفرعية.
أعطِ كل مجموعة نطاق أرقام خاصاً بها، كالرقم 1 للأصول والرقم 5 للمصروفات، واترك فجوات بين الحسابات ليجد الحساب الجديد مكانه في الترتيب لاحقاً. فالرقم الذي يدلّك على المجموعة من النظرة الأولى يوفّر الوقت في كل قيد.
حسابات لا تستغني عنها شركة التوزيع
بعض الحسابات تحمل الحركة اليومية لنشاط التوزيع، ولكل منها سجل خلفه يجب أن يطابقه. أنشئ هذه الحسابات أولاً وعاملها حسابات مراقبة: تغذّيها المستندات كالفواتير وفواتير الموردين وحركات المخزون، لا القيود المكتوبة باليد.
- الذمم المدينة التجارية، مطابَقة مع فواتير العملاء المفتوحة.
- الذمم الدائنة التجارية، مطابَقة مع فواتير الموردين المفتوحة.
- المخزون، مطابَقاً مع تقييم المخزون.
- البضاعة المستلمة غير المفوترة، للمخزون المستلم قبل فاتورته.
- ضريبة القيمة المضافة على المبيعات وعلى المشتريات، كلٌّ على حدة.
- تكلفة البضاعة المباعة، يرحّل إليها كل صرف للمخزون.
- نقدية لكل سيارة أو صندوق، وحساب لكل حساب بنكي.
نصيحةاتفقوا في إجراءاتكم على ألا يكتب أحد قيداً يدوياً في حساب مراقبة، فكل قيد يدوي هناك فرق ينتظر أن يُكتشف في آخر الشهر.
أبقِ التفاصيل خارج الدليل
أسرع طريقة لإفساد الدليل أن تفتح حساباً لكل فرع أو سيارة أو عميل. فللعملاء والموردين سجلاتهم الخاصة، أي الدفاتر الفرعية، ويكفي حساب واحد للذمم المدينة وآخر للدائنة. أما الفروع والمسارات والأقسام فمكانها مراكز التكلفة، وهي وسم على كل سطر في القيد، لا في قائمة الحسابات.
ومع مراكز التكلفة، يُظهر حساب وقود واحد وقود الشركة كلها، ويقسّمه التقرير نفسه حسب الفرع حين تطلب. وإضافة فرع تعني إضافة وسم، لا عشرات الحسابات.
الإيرادات وتكلفة المبيعات في أزواج متقابلة
هامش الربح الإجمالي هو الرقم الذي تعيش عليه شركة التوزيع، فيجب أن يُظهره الدليل حسب خط المنتجات. قسّم الإيرادات إلى الخطوط القليلة المهمة، كالمشروبات والوجبات الخفيفة والمواد المنزلية، وأعطِ تكلفة البضاعة المباعة التقسيم نفسه. فيعطيك كل زوج هامشاً مباشرة من قائمة الدخل.
وأبقِ الخصومات والمرتجعات ظاهرة أيضاً. فحساب مستقل لمرتجعات المبيعات وآخر للخصومات الممنوحة يُظهران كم تحتفظ به فعلاً من سعر القائمة، وهو ما يخفيه بند واحد لصافي الإيرادات.
نصيحةارسم خطوط الإيرادات على طريقة تجميع فئات أصنافك نفسها، فيكون لكل بيع خط واضح ينزل فيه.
الأرصدة الافتتاحية والانتقال
انتقل إلى الدليل الجديد في بداية فترة، ويُفضَّل أن تكون بداية سنة مالية، لتبقى أرقام السنة في نظام واحد. انقل الأرصدة لا التاريخ: قيد افتتاحي واحد لميزان المراجعة، مع البنود المفتوحة خلف كل حساب مراقبة، لتُحصَّل وتُسدَّد وتُطابَق.
- اختر تاريخ الانتقال في بداية شهر.
- اربط كل حساب قديم بحساب جديد، واحتفظ بجدول الربط.
- خذ ميزان مراجعة النظام القديم كما في اليوم السابق.
- حمّل فواتير العملاء المفتوحة وفواتير الموردين المفتوحة ورقماً للمخزون من جرد فعلي.
- رحّل القيد الافتتاحي وتحقّق من تساوي المدين والدائن.
- قارن كل حساب مراقبة ببنوده المفتوحة قبل أول عملية بيع.
نصيحةاجرد المخزون في الليلة السابقة للانتقال، ليكون رقم المخزون الافتتاحي نتيجة جرد لا تقديراً.
قائمة التحقق: قائمة تحقق دليل الحسابات
- اكتب الأسئلة التي يجب أن تجيب عنها القوائم
- أعطِ كل مجموعة من المجموعات الخمس نطاق أرقام
- استخدم الحسابات الرئيسية لبنود القوائم
- أنشئ حسابات المراقبة أولاً
- غذِّ حسابات المراقبة بالمستندات وحدها
- استخدم مراكز التكلفة للفروع والمسارات
- قسّم الإيرادات وتكلفة المبيعات حسب خط المنتجات
- اربط الحسابات القديمة بالجديدة قبل الانتقال
- طابق الأرصدة الافتتاحية مع بنودها المفتوحة