لماذا تنتهي صلاحية البضاعة على رف ممتلئ
معظم خسائر انتهاء الصلاحية لا يسببها بطء المبيعات، بل خروج الكرتونة الخطأ من الرف. يأخذ العامل المنصّة الأقرب إلى الممر، أو تُرصّ شحنة جديدة أمام مخزون أقدم، أو يعود مرتجع إلى الرف دون أن يراجع أحد تاريخه. وبعد أسابيع تُكتشف الدفعة الأقدم خلف الأحدث وقد تجاوزت تاريخها.
والعلاج قاعدة لا تعتمد على ذاكرة أحد: البضاعة التي تنتهي أولاً تخرج أولاً. تُسمّى هذه القاعدة FEFO، أي الأقرب انتهاءً يخرج أولاً، ولا تنجح إلا إذا حملت كل دفعة تاريخها في النظام منذ لحظة وصولها.
الأقرب انتهاءً ليس هو الوارد أولاً
قاعدة FIFO، أي الوارد أولاً صادر أولاً، تُخرج ما وصل أولاً. وفي البضاعة ذات الصلاحية الموحّدة تعطي النتيجة نفسها التي تعطيها FEFO، لكنها في الأغذية والمشروبات ومستحضرات التجميل والأدوية كثيراً ما تخطئ. فقد يشحن المورّد دفعة إنتاج أقدم بعد دفعة أحدث، وقد ينتج مصنعان بصلاحيتين مختلفتين.
أما FEFO فتنظر إلى تاريخ الانتهاء لا إلى تاريخ الاستلام، وحين يختلف التاريخان فهي القاعدة التي تمنعك من رمي البضاعة. في المثال أدناه تترك FIFO على الرف 25 كرتونة تنتهي في 20 ديسمبر، بينما تترك FEFO 25 كرتونة تصلح حتى 15 يناير.
نصيحةقبل أن تختار قاعدة الصرف، اكتب الأصناف التي قد تحمل فيها شحنة لاحقة تاريخ انتهاء أبكر، فهي الأصناف التي ستخطئ فيها FIFO.
سجّل الدفعة وتاريخ الصلاحية عند الاستلام
لا تصلح قاعدة الأقرب انتهاءً إلا بقدر صحة التواريخ التي وراءها. على فريق الاستلام أن يسجّل رقم كل دفعة وتاريخ انتهائها عند تخزينها، لا لاحقاً من الذاكرة. فالدفعة المسجّلة بلا تاريخ لا يمكن ترتيبها، والمسجّلة بتاريخ خاطئ ستُصرف في غير دورها.
- اجعل كل صنف له صلاحية متتبَّعاً بالدفعة قبل أول استلام له.
- عند الرصيف، اقرأ رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء من الكرتونة لا من مذكرة التسليم.
- لا تخزّن دفعة جديدة قبل إدخال تاريخ انتهائها.
- إذا حملت الشحنة الواحدة دفعتين من الصنف نفسه فسجّلهما في بندين.
- ألصق على المنصّة رقم الدفعة وتاريخ انتهائها ليتحقق العامل مما يأخذ.
نصيحةاتفق مع كل مورّد على الحد الأدنى للصلاحية المتبقية التي تقبلها عند التسليم، وتحقّق منه عند الرصيف قبل توقيع الاستلام.
دع النظام يختار الدفعة لا العامل
بعد تسجيل التواريخ، يجب أن يحدّد أمر الصرف الدفعة للعامل. فإذا لم يذكر بند الطلب دفعة، يأخذ النظام المخزون الأقرب انتهاءً في الموقع، ثم الذي يليه، حتى تكتمل الكمية. ومهمة العامل أن يتأكد من الدفعة على الملصق، لا أن يقرّر.
لا تحدّد دفعة بعينها إلا إذا طلبها العميل، كسلسلة متاجر تريد دفعة إنتاج واحدة في كل تسليم. أما الباقون فتسري عليهم القاعدة الافتراضية.
- اجمع دفعات الصنف الواحد في أقل عدد من المواقع، حتى لا يختبئ القديم خلف الجديد.
- ضع الاستلامات الجديدة خلف المخزون الموجود أو تحته، لا أمامه أبداً.
- إذا لم تجد الدفعة الأقرب حيث يقول أمر الصرف، فتوقّف وصحّح سجل الموقع بدل أخذ أقرب كرتونة.
- اجرد أصناف الدفعات سريعة الحركة كثيراً، حتى تطابق أرصدة الدفعات في النظام ما على الرف.
تصرّف في البضاعة قصيرة الصلاحية ما دام بيعها ممكناً
تبطئ قاعدة الأقرب انتهاءً انتهاء الصلاحية لكنها لا توقفه. فبعض العملاء لا يقبلون بضاعة بقي على انتهائها أقل من عدد محدد من الأيام، فتصبح غير قابلة للبيع لهم قبل تاريخها المطبوع. راجع الدفعات أمام هذا الحد كل أسبوع، لا حين تنتهي.
وللبضاعة قصيرة الصلاحية خيارات ما دام في الوقت متّسع: انقلها إلى مسار أو سيارة يدوّر عملاؤها المخزون أسرع، أو اعرضها بسعر تصفية، أو اتفق مع المورّد على إرجاعها. وكل خيار منها يستردّ أكثر من الشطب.
نصيحةاضبط حدّ المراجعة على أطول حدّ أدنى للصلاحية يشترطه أحد عملائك الرئيسيين، حتى لا تصل دفعة إلى عميل سيرفضها.
السيارات والمرتجعات تحمل تواريخ أيضاً
في مبيعات السيارات، السيارة مستودع صغير، ومخزونها يتقادم بالطريقة نفسها. حمّل السيارات من الدفعات الأقرب انتهاءً التي يستطيع المسار بيعها قبل حدّ العملاء، وأعد البضاعة البطيئة إلى المستودع قبل أن تتقادم على الطريق.
والمرتجعات هي الثغرة الأخرى. فالكرتونة العائدة من العميل يجب أن تعود برقم دفعتها، وأن تُفحص، ثم تعود إلى المخزون القابل للبيع بتاريخها أو تُعزل جانباً. والمرتجع الذي يعود إلى الرف بلا رقم دفعة يكسر الترتيب الذي تقوم عليه القاعدة.
افصل الصرف عن التكلفة
أي دفعة تخرج، وبأي تكلفة تُقيَّد، قراران مختلفان. يمكنك أن تصرف الأقرب انتهاءً وتقيّم المخزون بالمتوسط المرجّح، أو أن تختار التقييم بالأقرب انتهاءً أيضاً. حدّد طريقة التكلفة لكل صنف مع محاسبك، ولا تغيّر قاعدة الصرف لتحل مسألة تكلفة.
قائمة التحقق: قائمة تحقق صرف الأقرب انتهاءً
- اكتب كل صنف له تاريخ صلاحية واجعله متتبَّعاً بالدفعة
- سجّل الدفعة وتاريخ الانتهاء في كل بند استلام
- اتفق مع كل مورّد على حدّ أدنى للصلاحية عند التسليم
- اصرف الأقرب انتهاءً ما لم يحدّد العميل دفعة
- ضع الاستلامات الجديدة خلف المخزون الموجود
- راجع الدفعات قصيرة الصلاحية أسبوعياً أمام حدود العملاء
- حمّل السيارات من دفعات يبيعها المسار في وقتها
- أعد كل مرتجع برقم دفعته وافحصه