لماذا جرد الإغلاق أداة خاطئة
الجرد الشامل مرة في السنة يعني إغلاق الأبواب ودفع ساعات إضافية والعدّ على عجل. والنتيجة يوم واحد دقيق، يليه أحد عشر شهراً من الانحراف لا يراه أحد. وحين يكشف الجرد أخيراً عجزاً كبيراً، يكون الأوان قد فات لمعرفة متى حدث ولماذا.
أما الجرد الدوري فيقلب المشكلة. تجرد جزءاً صغيراً من المستودع في كل يوم عمل، فيُجرد كل موقع عدة مرات في السنة، ويبقى كل فرق حديثاً بما يكفي لتتبّع سببه.
قرّر ماذا تجرد، وكل كم
لا يستحق كل موقع الاهتمام نفسه. اجرد أكثر حيث يكلّف الخطأ أكثر: الأصناف سريعة الحركة، والعالية القيمة، والسهلة الالتباس، وكل ما ظهرت فيه فروق من قبل. أما البطيئة الرخيصة فتنتظر. وأبسط بداية أن تقسم الأصناف إلى ثلاث فئات، ولكل فئة دورتها.
نصيحةابدأ بهدف يومي يستطيع فريقك بلوغه دائماً، فجرد صغير كل يوم خير من جرد كبير يُؤجَّل باستمرار.
جمّد الموقع لا المستودع
تُغلق المستودعات للجرد بسبب الفصل الزمني: إذا تحركت البضاعة أثناء العدّ، وصف رقم الدفاتر ورقم الرف لحظتين مختلفتين. وتحصل على الدقة نفسها بتجميد المواقع التي تجردها وحدها، للدقائق القليلة التي يستغرقها عدّها.
- رحّل كل استلام وصرف وتحويل يمسّ الموقع قبل أن تبدأ.
- خذ كمية الدفاتر للموقع في تلك اللحظة.
- أوقف الصرف والتخزين في ذلك الموقع حتى يُدخَل الجرد.
- اعدد، وأدخل النتيجة، ثم أطلق الموقع.
- اجرد في أول اليوم أو بين موجات الصرف، حين يكون الموقع هادئاً.
نصيحةإذا كان صرفٌ عاجلاً والموقع مجمَّد، فرحّل الصرف أولاً ثم اجرد الموقع بعده، بدل أن تتحرك البضاعة في منتصف العدّ.
اجرد دون رؤية الرصيد، بالوحدة وبالدفعة
من يرى كمية الدفاتر يميل إلى أن يجدها. أعطِ فريق الجرد الموقع والصنف، لا الرقم المتوقع، وقارن بعد ذلك. واطلب منهم العدّ بوحدة واحدة معلنة، حبّات أو كراتين، حتى لا تُدخل كرتونة من 24 حبة على أنها 24 كرتونة.
وفي الأصناف المتتبَّعة بالدفعات، اعدد كل دفعة على حدة وسجّل تاريخ انتهائها. فالموقع الصحيح في مجموعه الخاطئ في دفعاته سيُخرج الكرتونة الخطأ في الأسبوع التالي.
أعد الجرد قبل أن تعتمد
حدّد هامش تسامح لكل فئة، ثم أرسل كل بند يتجاوزه لعدّ ثانٍ يجريه شخص آخر. فمعظم الفروق الكبيرة تتبيّن خطأً في العدّ، أو كرتونة في غير موقعها، أو استلاماً لم يرحّله أحد. وإعادة الجرد تكشف ذلك قبل أن يصل إلى الدفاتر.
وينبغي أن يكون الاعتماد بيد من لم يشارك في العدّ، وأن يحمل كل فرق سببه. فالجرد المعتمد بلا أسباب يخبرك أن المخزون خاطئ، ولا يخبرك لماذا.
نصيحةقِس دقة الجرد بنسبة البنود المعدودة التي جاءت ضمن هامش التسامح: إذا طابق 46 بنداً من 50 فالدقة 92%.
رحّل الفرق، ثم ابحث عن السبب
بعد اعتماد الجرد، رحّل الفرق تسويةَ مخزون بالتكلفة، حتى يظهر العجز أو الزيادة في الدفاتر في الشهر الذي اكتُشف فيه. ولا تحمله في جدول بيانات حتى نهاية السنة.
ثم ابحث عن النمط. فالفروق المتكررة في صنف واحد تأتي في الغالب من طريقة عمل لا من سرقة، وإصلاح طريقة العمل هو ما يجعل الجرد التالي نظيفاً.
- صرف مسجَّل بالكراتين خرج بالحبّات، أو العكس
- مرتجعات أُعيدت إلى الرف دون استلامها
- تحويلات أو تحميل سيارات نُقلت ولم تُرحَّل
- استلامات وُضعت في موقع غير المسجَّل
- بضاعة تالفة رُميت دون تسوية
السيارات والفروع تُجرد أيضاً
كل مكان يحمل مخزوناً يحتاج دورة جرد، لا المستودع الرئيسي وحده. ويمكن لمستودعات الفروع أن تتبع خطة الفئات نفسها على نطاق أصغر. وفي مبيعات السيارات، اجرد مخزون السيارة في نهاية كل يوم قبل النقد، حتى يُكتشف العجز في يومه وما زال المندوب قادراً على تفسيره.
قائمة التحقق: قائمة تحقق الجرد الدوري
- قسّم الأصناف إلى الفئات A وB وC
- حدّد هدف جرد يومياً يبلغه الفريق
- رحّل كل حركة على الموقع قبل جرده
- أوقف الصرف من الموقع حتى يُدخَل الجرد
- اجرد دون رؤية الرصيد، بوحدة واحدة معلنة
- اجرد الأصناف المتتبَّعة دفعةً دفعة
- أعد عدّ كل بند خارج هامش التسامح
- اعتمد مع سبب لكل فرق
- رحّل التسويات في الشهر الذي تُكتشف فيه