ما الذي يطلبه منك سحب المنتج
يذكر إشعار السحب منتجاً ودفعة أو أكثر منه، ويطلب منك أن توقف بيعها وتستعيدها. وخلال ساعات ستُسأل ثلاثة أسئلة: كم بقي لديك من الدفعة، وأين هي، وأي العملاء اشتروها وبأي كمية. وسيتوقع المورّد وعملاؤك، وأحياناً الجهة الرقابية، الإجابات نفسها.
إن استطعت الإجابة على مستوى الدفعة سحبت بضع منصّات واتصلت بقائمة قصيرة من العملاء. وإن لم تستطع سحبت الصنف كله من كل رف وكل سيارة، واتصلت بكل من اشتراه يوماً، وهذا أكثر كلفة بكثير ويستغرق أياماً.
نصيحةتعامل مع السحب على أنه سؤال عن السجلات أولاً وعن المخزون ثانياً، فالرف لا يخبرك إلا بما بقي.
حدّد الأصناف التي تحمل رقم دفعة
تتبّع الدفعات يضيف عملاً عند الاستلام، فاختر الأصناف التي تحتاجه. تتبّع بالدفعة كل ما له تاريخ صلاحية، وكل ما يصنعه المورّد على دفعات قد يظهر فيها عيب، وكل ما قد يطلب عميل أو جهة رسمية تتبّعه. وتتبّع بالرقم التسلسلي الأصناف القليلة عالية القيمة التي تبيعها قطعةً قطعة.
اتخذ القرار قبل أول استلام. فبعد أن يتحرك المخزون لا تسمح معظم الأنظمة بتحويل الصنف إلى التتبّع بالدفعة، والمخزون الذي بيع قبل ذلك لا دفعة له تُتتبَّع.
- الأغذية والمشروبات وكل ما عليه تاريخ صلاحية مطبوع
- مستحضرات التجميل ومواد التنظيف والكيماويات
- المنتجات الطبية ومنتجات الأطفال
- أصناف سبق أن سحبها مورّدوك
- القطع المفردة عالية القيمة، وتُتتبَّع بالرقم التسلسلي بدلاً من الدفعة
اكتب رقم الدفعة كما يطبعه المورّد تماماً
يذكر إشعار السحب رمز الدفعة الخاص بالمورّد، فهو الذي يجب أن تسجّله حرفاً بحرف. فالدفعة المكتوبة 2410A في سند و2410-A في سند آخر تصير دفعتين، وينقسم التتبّع نصفين. اتفق على قاعدة واحدة للبادئات والشَّرطات والأصفار في البداية، والتزم بها.
احتفظ بمذكرة تسليم المورّد مع سند الاستلام. فهي تربط الدفعة بأمر الشراء وبالتاريخ، وهي ما سيطلب منك المورّد ذكره حين تطالب بقيمة البضاعة المسحوبة.
نصيحةصوّر ملصق الكرتون لكل دفعة جديدة عند الاستلام واحفظ الصورة مع مذكرة التسليم، حتى يمكن التحقق لاحقاً من أي خطأ في الكتابة.
سجّل الدفعة في كل حركة خروج
معرفة الدفعات التي دخلت نصف التتبّع، ونصفه الآخر معرفة الدفعة التي خرجت في كل بيع وتحويل وتحميل سيارة ومرتجع. وإن كان النظام يختار الدفعات حسب الصلاحية فهو يسجّل الدفعة التي أخذها، وهذا يكفي. أما الثغرات فتأتي من الحركات التي تجري خارج المسار المعتاد.
- تسويات تُكتب دون دفعة
- مخزون يُنقل بين المواقع باليد ولا يُسجَّل أبداً
- مرتجعات تعود إلى الرف دون دفعتها
- عيّنات وبضاعة مجانية تُسلَّم دون مستند
- مخزون سيارة يُباع على الورق حين نفدت بطارية الهاتف
نصيحةإن كانت حركة ما لا تستطيع أن تحمل رقم دفعة، فلا ينبغي أن تحمل صنفاً متتبَّعاً بالدفعة أصلاً.
تدرّب على السحب قبل أن تحتاجه
اختر دفعة وصلت قبل شهر تقريباً وتتبّعها كأن الإشعار وصل هذا الصباح، وقِس الوقت. فالتدريب يكشف التقارير التي تحتاجها، ومن يعرف كيف يستخرجها، وأين تنقطع السجلات.
- اختر دفعة واحدة استُلمت قبل شهر تقريباً
- اعرف كم يتوفر منها حسب المستودع والموقع والسيارة
- اكتب قائمة بكل عميل استلم منها مع الكميات
- اجمع المتوفر والمبيع والمنقول
- قارن المجموع بما استُلم
- دوّن كل كرتون لا تعرف أين ذهب، وسبب ذلك
اليوم الأول بعد الإشعار
في اليوم الأول تكون السرعة أهم من الإتقان. أوقف خروج الدفعة، واعثر عليها كلها، وأبلغ العملاء الذين لديهم منها. وتعليمات المورّد تحدد ما يأتي بعد ذلك، لكن لا ينبغي أن يخرج شيء من الدفعة من مستودعك وأنت تنتظرها.
- انقل كل كراتين الدفعة إلى موقع منفصل لا يصرف منه المجهّزون أبداً، وضع عليها ملصقاً
- أفرغها من السيارات في المساء نفسه
- اجرد ما لديك وقارنه بالسجلات
- أرسل لكل عميل استلم منها رمز الدفعة والكمية التي اشتراها
- اتفق مع المورّد على طريقة إعادة البضاعة وطريقة تعويضك
- احتفظ بسجل واحد لكل اتصال وجرد وحركة
نصيحةكلّف شخصاً واحداً بسجل السحب، حتى يكون لكل سؤال مكان واحد يُجاب فيه.
أقفل السحب في الدفاتر
البضاعة التي تعود من العملاء يجب أن تُستلم مرتجعاتٍ مقابل فواتيرها، مع تسجيل الدفعة، إلى الموقع المنفصل نفسه. فيُقيَّد للعميل ما دفعه، ولا يُظن أبداً أن هذا المخزون صالح للبيع.
والبضاعة التي تُعاد إلى المورّد تخرج بإشعار مدين على الفاتورة التي فُوترت بها، فينقص ما تدين به بقدر ما دفعته. والبضاعة التي تُتلف في الموقع تُشطب بتسوية. وفي الحالتين ينتهي رصيد الدفعة إلى صفر، ويذكر السجل السبب.
قائمة التحقق: قائمة الاستعداد للسحب
- اختر الأصناف التي تُتتبَّع بالدفعة أو بالرقم التسلسلي
- اضبط التتبّع قبل أول استلام
- سجّل رمز دفعة المورّد كما طُبع تماماً
- احتفظ بمذكرة التسليم مع كل سند استلام
- تأكد أن كل حركة خروج تحمل دفعتها
- تدرّب على السحب كل ربع سنة
- خصّص موقعاً منفصلاً لا يصرف منه المجهّزون
- كلّف شخصاً واحداً بسجل السحب