اعرف ما سيصل قبل الشاحنة
يبدأ الاستلام قبل الشحنة. انظر كل صباح في الأوامر المعتمدة المستحقة اليوم وهذا الأسبوع: أي مورّدين، وأي أصناف، وكم، وبأي وحدة. فيعرف الفريق كم من المساحة يُخلي، وأي الأصناف تحتاج مراجعة دفعاتها وتواريخها.
والشحنة التي لا يقف خلفها أمر معتمد لا ينبغي أن تُفرَّغ حتى يؤكدها أحد في المشتريات. فالبضاعة المقبولة دون أمر هي الأصعب في الفوترة الصحيحة لاحقاً.
نصيحةاطلب من المورّدين ذكر رقم أمر الشراء في كل مذكرة تسليم.
طابق المستندات بالأمر
قبل أن تعدّ كرتوناً واحداً، قارن مذكرة التسليم بأمر الشراء. فمعظم أخطاء الاستلام ظاهرة على الورق.
وإن لم تذكر مذكرة التسليم رقم أمر، أو ذكرت أمراً لا تجده، فتوقف واتصل بالمشتريات قبل التفريغ. فالشحنة المقصود بها فرع آخر أسهل بكثير في إرسالها من الشاحنة منها من الرف.
- طابق المورّد ورقم الأمر
- راجع كل صنف ووحدته مقابل بنود الأمر
- دوّن أي صنف وصل ولم يُطلب
- دوّن أي صنف طُلب ولم يصل
- تحقق هل هذه الشحنة الأمر كله أم جزء منه
اعدد ما وصل فعلاً
اعدد كل بند بالوحدة المطبوعة على الكرتون لا بالوحدة المكتوبة على الورق، واعدد قبل أن توقّع. اكتب ما وجدته لا ما تقوله المذكرة. وإن لم يستطع السائق انتظار العدّ الكامل فوقّع على عدد المنصّات أو الكراتين فقط، رهناً بالعدّ.
والكراتين التالفة تُعدّ على حدة، ثم تُرفض في المكان أو تُستلم وتُعزل، بحسب قاعدة متفق عليها مع كل مورّد.
نصيحةلا تدع جدول السائق يقرر مدى دقة عدّك.
افحص الحالة والتواريخ والدفعات
افتح عيّنة من الكراتين، لا ظاهر المنصّة فقط. ابحث عن عبوات مسحوقة أو مبتلة وأختام مكسورة، وللبضاعة المبرّدة عن درجة حرارتها عند الوصول. وللأصناف المتتبَّعة بالدفعة سجّل رمز الدفعة وتاريخ الصلاحية، ويتناول دليل منع انتهاء صلاحية المخزون التواريخ بالتفصيل.
- العبوات سليمة وجافة
- الأختام غير مكسورة
- البضاعة المبرّدة بدرجة الحرارة المتفق عليها
- رمز الدفعة وتاريخ الصلاحية مسجّلان للأصناف المتتبَّعة
- الأصناف والمقاسات كما في الأمر، دون بدائل
استلم ما وصل لا ما طُلب
رحّل سند الاستلام بما وصل، بنداً بنداً. فالشحنة الناقصة استلام جزئي، ويبقى باقي الأمر مفتوحاً للشحنة التالية. أما الشحنة الزائدة فقرار للمشتريات لا للرصيف: تُعاد الزيادة أو يُنشأ لها أمر جديد قبل أن توضع على الرف.
نصيحةلا تعدّ بقية البند ملغاة إلا حين تؤكد المشتريات أنها لن تصل.
خزّنها وسجّل مكانها
لا تُعدّ البضاعة مستلمة حتى تكون على رف يعرفه النظام. سجّل الموقع الذي يذهب إليه كل بند، أو استعمل موقع استلام وانقل البضاعة منه في اليوم نفسه. فالمخزون المتروك في الممر أو على الرصيف لا يستطيع أحد تجهيزه، وهو أول ما يُفقد.
خصّص موقع استلام واحداً لكل مستودع وأفرغه كل مساء. فما يبقى فيه صباح اليوم التالي يدل على أن التخزين تأخر، وأن النظام يحمل مخزوناً في مكان لن يبحث فيه أحد.
رحّل في اليوم نفسه وأبلغ عن المشكلات
رحّل كل سند استلام في يوم وصول البضاعة. فيصير المخزون متاحاً للبيع، وترى الحسابات ما ينتظر الفاتورة. والسند الذي يُرحَّل بعد أسبوع يجعل المخزون يبدو ناقصاً والفواتير تبدو مبكرة.
أرسل كل فرق إلى المشتريات في اليوم نفسه: نقص أو تلف أو صنف خاطئ أو زيادة. فهم يسوّونه مع المورّد، والحسابات لا تفوتر إلا ما استُلم. والبضاعة التي فُوترت ثم تبيّن عيبها تُعاد إلى المورّد مقابل الفاتورة.
قائمة التحقق: عند الرصيف
- راجع الأوامر المستحقة كل صباح
- لا تفرّغ شحنة بلا أمر معتمد
- طابق مذكرة التسليم بالأمر
- اعدد بالوحدة المطبوعة على الكرتون قبل التوقيع
- اعزل الكراتين التالفة
- سجّل الدفعات وتواريخ الصلاحية للأصناف المتتبَّعة
- استلم ما وصل فقط
- خزّن كل بند في موقع محدد
- رحّل السند في اليوم نفسه
- أرسل كل فرق إلى المشتريات