احجز المخزون عند حفظ الطلب
مشكلة نقص المخزون تبدأ عادةً قبل أن ينفد: بائعان يعدان عميلين بالـ50 كرتوناً نفسها. وحجز المخزون لكل طلب عند حفظه يمنع ذلك. فما حُجز لم يعد متاحاً للوعد، فيرى الطلب التالي الحقيقة.
والرقم الذي تعد منه هو الموجود ناقصاً ما حُجز، لا ما يقف على الرف.
نصيحةحين يسألك عميل هل تستطيع التوصيل غداً، أجب من المخزون غير المحجوز، لا من عدد الرف أبداً.
قرّر من يحصل على المخزون الشحيح
حين ينقص المخزون ينتظر أحدهم. قرّر القاعدة قبل النقص لا أثناءه، وإلا صارت لصالح العميل الأعلى صوتاً. وأبسط قاعدة عادلة: الأسبق طلباً أسبق خدمة، فحين يصل المخزون يذهب إلى أقدم طلب منتظر.
يحمي بعض الموزّعين عدداً قليلاً من كبار العملاء، لكن كل استثناء يجب أن يكون قراراً يتحمّله شخص ويُتخذ علناً، لا معروفاً يُقدَّم عبر الهاتف.
نصيحةاتصل أولاً بالعميل في آخر الدور، فهو من سيُخذل.
اشحن المتوفر أو انتظر الباقي
الشحن الجزئي يُبقي المحلات مزوّدة بالبضاعة، لكن كل شحنة إضافية تكلّف رحلة توصيل. اسأل كل عميل مرة واحدة عند فتح حسابه هل يقبل الشحنات الجزئية، واحفظ إجابته. فالمحل الذي يبيع الصنف كل يوم يريد 80 كرتوناً اليوم، أما المشتري الذي يجهّز فرعاً جديداً فقد يريد كل شيء دفعة واحدة.
وازن الهامش الذي تحتفظ به بالشحن الآن مقابل تكلفة الرحلة الثانية.
- اشحن جزئياً حين يبيع العميل الصنف كل يوم
- اشحن جزئياً حين يكون الباقي بعد أيام لا ساعات
- اشحن جزئياً حين يحتمل الطلب رحلة توصيل ثانية
- انتظر حين يحتاج العميل الطلب كاملاً معاً
- انتظر حين يصل الباقي في موعد المسار التالي
افوتر ما خرج من المستودع فقط
افوتر ما شُحن لا ما طُلب. فالعميل الذي فُوتر بـ120 كرتوناً واستلم 80 سيحبس الدفعة كلها حتى يُسوّى الفرق، ويتباطأ تحصيلك لسبب يعود إليك وحدك.
أنشئ كل فاتورة من البضاعة التي خرجت فعلاً، فتتطابق الفاتورة وإذن التسليم دائماً. ولكل شحنة لاحقة فاتورتها، ويبقى الطلب مفتوحاً حتى يُفوتر كل ما خرج.
نصيحةلا تُغلق طلباً أبداً وفيه بضاعة مسلّمة لم تُفوتر، فذلك هامش يضيع بالنسيان.
أبقِ العميل على علم
الطلب المؤجل الذي لا يعرف به العميل وعدٌ منقوض. أخبره عند الشحن بما هو في الطريق، وما زال ينتظر، ومتى يصل تقريباً. وابنِ الموعد على تاريخ التسليم الذي أكّده المورّد، لا على الأمل.
واسأله هل ما زال يريد الباقي. فالعميل الذي اشتراه من مكان آخر يجب إلغاء الكمية المتبقية له، حتى يذهب المخزون إلى الطلب التالي في الدور، بدلاً من أن يبقى محجوزاً لبيعة لن تتم.
- أكّد ما شُحن وما زال ينتظر
- أعطِ موعداً متوقعاً من أمر الشراء
- اسأل هل ما زال الباقي مطلوباً
- ألغِ ما لم يعد مطلوباً
- اشحن الباقي متى وصل المخزون
عالج النقص لا الطلب وحده
راجع الطلبات المؤجلة كل أسبوع حسب الصنف. فالصنف الذي ينتظر دائماً مشكلة شراء: نقطة إعادة طلب منخفضة جداً، أو مدة توريد أطول مما افترضت، أو مورّد يشحن ناقصاً كثيراً. عالج ذلك فتتوقف الطلبات المؤجلة.
وراقب كم تنتظر البنود وكم مرة يلغي العملاء ما تبقى. فكل طلب مؤجل يُلغى بيعةٌ ذهبت إلى منافس، وعميل تعلّم أن يشتري ذلك الصنف من مكان آخر.
نصيحةأصدر أمر الشراء للصنف المؤجل في يوم ظهور الطلب المؤجل، لا في جولة الشراء الأسبوعية التالية.
قائمة التحقق: قبل أن ينقص المخزون مرة أخرى
- احجز المخزون لكل طلب عند حفظه
- عِد من المخزون غير المحجوز لا من الرف
- اتفق على قاعدة عادلة لتوزيع المخزون الشحيح
- اسأل كل عميل هل يقبل الشحنات الجزئية
- افوتر ما شُحن فقط
- أخبر العميل بما زال ينتظر
- ألغِ الطلبات المؤجلة التي لم يعد العميل يريدها
- راجع الأصناف التي تتأجل كثيراً