ابدأ من العملاء لا من المندوبين
اكتب قائمة بكل عميل نشط مع موقعه، وما يشتريه في الشهر، ومساحة الرفوف أو التخزين لديه. ومن ذلك يُستنتج تكرار الزيارة: فالسوبرماركت المزدحم الذي لا يتسع لمخزون أسبوع يحتاج السيارة أكثر من محل صغير يشتري بضعة كراتين.
ضع كل عميل في فئة تكرار، وأبقِ الفئات قليلة حتى تبقى الخطة سهلة القراءة.
- مرتين في الأسبوع: الأكثر مبيعاً مع تخزين قليل
- أسبوعياً: الشريحة الوسطى الثابتة من قائمتك
- كل أسبوعين: الحسابات الصغيرة أو البطيئة
- شهرياً أو عند الطلب: المشترون العرضيون
نصيحةاسأل صاحب كل محل متى يعيد الطلب ومتى تكون السيارة عبئاً عليه، فالزيارة في الساعة الخطأ زيارة ضائعة.
احسب حمل الأسبوع
اضرب كل فئة في عدد زياراتها الأسبوعية واجمعها. ثم اقسم على أيام العمل، فتعرف عدد الزيارات التي يجب أن يتسع لها كل يوم. وقارن ذلك بما يستطيع المندوب الواحد إنجازه فعلاً، فتعرف كم مندوباً أو كم يوماً تحتاج الخطة.
في هذا المثال يضم الأسبوع 150 زيارة، أي 25 في اليوم. فإن كان المندوب يستطيع فعلاً 20 فقط، فالخطة تحتاج أياماً أكثر، أو مندوباً ثانياً، أو زيارات أقل للفئات الأخف.
تأكد أن اليوم يتسع
اليوم وقت الزيارات مضافاً إليه وقت القيادة، ثم البداية والإقفال. قِس بعض الزيارات الحقيقية قبل أن تخطط: فالتفريغ وفحص الرف والفوترة والتحصيل تستغرق في بعض المحلات أطول من غيرها. والخطة التي لا تنجح إلا إذا سارت كل زيارة على أكمل وجه ستُترك قبل الظهر.
وهنا يبلغ ذلك 8 ساعات و56 دقيقة. فإن كان أطول من يوم عملك، فاحذف بعض الزيارات أو انقل بعض العملاء إلى تكرار أقل، بدل أن تتوقع من المندوبين الاستعجال.
نصيحةاترك في كل يوم متسعاً للزيارة غير المخططة، فاليوم المخطط بالدقيقة لا مكان فيه لشيء.
اجمع العملاء في أيام حسب المنطقة
امنح كل مندوب منطقة بيعية، وقسّمها إلى مناطق صغيرة بما يكفي لتغطية كل منها في يوم، فتصبح كل منطقة يوماً من أيام الأسبوع. والعملاء الذين يُزارون مرتين في الأسبوع يوضعون على يومين متباعدين، كالأحد والأربعاء، حتى لا تنتظر رفوفهم طويلاً بين زيارتين.
أبقِ كل عميل على اليوم نفسه كل أسبوع. فالمحلات تتعلم الإيقاع وتؤجل طلبها للسيارة، وهذا نصف الغرض من المسار الثابت.
- ارسم المنطقة البيعية لكل مندوب
- قسّمها إلى منطقة لكل يوم عمل
- ضع العملاء الأسبوعيين على يوم منطقتهم
- باعد بين زيارتي عملاء المرتين ثلاثة أيام أو أربعة
- وزّع عملاء كل أسبوعين على الأيام الأخف
رتّب الزيارات داخل اليوم
رتّب كل يوم حتى لا يقود المندوب ذهاباً وإياباً. وتكفي قاعدة بسيطة: ابدأ من أبعد طرف في المنطقة واعمل عائداً نحو المستودع، أو ابدأ بالأقرب واتجه إلى الخارج، لكن لا تتعرج. ثم عدّل للمحلات التي تفتح متأخرة، أو التي تريد التسليم قبل ساعة محددة.
المسافة المستقيمة دليل تقريبي فقط. فالشوارع ذات الاتجاه الواحد والطرق السريعة وزحمة أوقات المدارس تغيّر الترتيب الحقيقي، والمندوب الذي يقود الطريق يعرف ذلك. اطلب تعديلاته بعد الأسبوع الأول وأدخلها في الخطة.
نصيحةزُر صاحب الطلبية الأكبر مبكراً، ما دامت السيارة ممتلئة وفيها كل ما يأخذه ذلك العميل عادةً.
ضع قواعد اتباع الخطة
حدّد مدى إلزام الخطة. فالمندوبون الجدد يُفضَّل إلزامهم بالزيارات المخططة حتى يتعلموا المسار، أما ذوو الخبرة فيمكن السماح لهم بزيارات غير مخططة تُحسب منفصلة، لترى كم تأخذ من يومهم. وفي الحالتين تحتاج الزيارة المتجاوزة سبباً يُختار من قائمة قصيرة تحتفظ بها.
- المحل مغلق
- صاحب المحل غير موجود
- لدى العميل مخزون كافٍ
- نفد الوقت
- خلاف على دفعة يجب حله أولاً
راجع الخطة كل أسبوع
قارن كل أسبوع الزيارات المخططة بالمنجزة لكل مندوب، واقرأ أسباب التجاوز، وابحث عن العملاء الذين لم يزرهم أحد منذ أسبوعين أو أربعة. فهؤلاء هم من يبتعدون، وغالباً دون أن يقرر أحد التخلي عنهم.
وحين يغادر مندوب أو يتغير مساره، سلّم الخطة كاملة للمندوب الذي يتولاها بدل إعادة بنائها. فيحتفظ العملاء بيومهم ومكانهم في الترتيب، ولا يتغير إلا الوجه الذي يطرق الباب.
قائمة التحقق: تخطيط أسبوع من المسارات
- اكتب كل عميل مع موقعه ومشترياته الشهرية
- حدّد لكل عميل تكرار زيارة
- اجمع الزيارات المطلوبة في الأسبوع
- قِس بعض الزيارات والمسافات الحقيقية
- تأكد أن كل يوم يتسع لساعات العمل
- امنح كل مندوب منطقة بيعية ومنطقة لكل يوم
- رتّب زيارات كل يوم دون رجوع إلى الوراء
- احتفظ بقائمة قصيرة لأسباب التجاوز
- راجع المخطط مقابل المنجز كل أسبوع