كيف تُدفع الفاتورة نفسها مرتين
لا أحد يدفع فاتورة مرتين عن قصد. يحدث ذلك حين تصل الفاتورة بالبريد الإلكتروني ثم ورقياً، أو حين يرسل المورّد نسخة للتذكير، أو حين يُدخل شخصان الكومة نفسها، أو حين يدفع أحدهم من كشف الحساب بدل الفواتير التي خلفه. ونادراً ما ينبّه المورّد إلى ذلك.
كل فاتورة مكررة صغيرة، لكنها تتراكم بصمت، والمال المدفوع مرتين بطيء الاسترداد.
اجعل رقم فاتورة المورّد هو المفتاح
المبلغ والتاريخ وسيلتا تحقق ضعيفتان. فقد تتساوى فاتورتان حقيقيتان في المبلغ، وكثيراً ما تحمل النسخة المعاد كتابتها تاريخاً مختلفاً. أما رقم فاتورة المورّد نفسه فهو المفتاح الموثوق: الرقم نفسه من المورّد نفسه لا يُدخل مرتين أبداً.
ولا ينجح هذا التحقق إلا إذا كُتبت الأرقام بالطريقة نفسها كل مرة. اتفق على قاعدة، مثل كتابة الرقم كما طُبع تماماً ببادئته وشَرطاته، ودرّب عليها كل من يُدخل الفواتير.
نصيحةلا تُدخل فاتورة بلا رقم فاتورة من المورّد، واطلب منه فاتورة صحيحة بدلاً منها.
فوتِر من سند الاستلام لا من الورق
للبضاعة المخزّنة، أدخل الفاتورة من سند الاستلام لا من فاتورة المورّد وحدها. فالفاتورة المنشأة من سند الاستلام لا تغطي إلا ما أدخله ذلك السند، وبعد فوترته لا يبقى للنسخة الثانية ما تفوتره، أياً كان الرقم الذي تحمله.
نصيحةالفواتير التي لا يقف خلفها سند استلام، كالخدمات والإيجار، تستحق نظرة ثانية قبل الترحيل.
ادفع الفواتير لا كشوف الحساب
كشف حساب المورّد يسرد الفواتير والدفعات والرصيد. وهو مفيد للمطابقة وخطر في الدفع، لأن دفع إجمالي الكشف قد يشمل فواتير دُفعت كلٌّ على حدة. لا تدفع إلا الفواتير المرحّلة، واجعل كل دفعة تسمّي الفواتير التي تسدّدها.
- اختر الفواتير المستحقة للدفع
- طابق كلاً منها بسند استلامها وأمرها
- سجّل دفعة واحدة تسمّي الفواتير التي تغطيها
- احفظ كشف المورّد للمطابقة الشهرية
نصيحةادفع للمورّدين في أيام ثابتة، مثل مرة كل أسبوع، حتى تُجهَّز الدفعات دفعة واحدة وتُراجع معاً.
انتبه لما يفوته التحقق بالرقم
التحقق بالرقم يوقف النسخة التي تحمل الرقم نفسه. أما بعض الفواتير المكررة فتحمل رقماً آخر، وتحتاج إلى من يلاحظها.
تعامل بحذر مع الفاتورة المعاد إصدارها. اسأل المورّد كتابةً هل تحلّ محل الأولى، فإن كانت كذلك فألغِ الأولى قبل إدخال الجديدة.
- فاتورة أُعيد إصدارها برقم جديد للبضاعة نفسها
- فاتورة مبدئية أُدخلت ثم أُدخلت الفاتورة النهائية
- فواتير خدمات بلا أمر أو سند استلام
- المبلغ نفسه من المورّد نفسه في الأسبوع نفسه
- إشعار دائن من المورّد أُدخل على أنه فاتورة
نصيحةمرة كل أسبوع، رتّب فواتير الأسبوع حسب المورّد والمبلغ واقرأ القائمة من أولها إلى آخرها.
صحّح التكرار دون أن تفقد الأثر
إن اكتُشفت الفاتورة المكررة قبل الدفع فألغِها بدل حذفها، حتى يبيّن السجل ما حدث ولماذا. وإن كانت قد دُفعت فاطلب من المورّد ردّ المبلغ، أو اتفق على خصم الدفع الزائد من الفاتورة التالية، ووثّق هذا الاتفاق كتابةً.
واحتفظ بملاحظة قصيرة عن كل فاتورة مكررة تكتشفها: كيف دخلت، ومن أدخلها، وكيف اكتُشفت. فبعد بضعة أشهر تُظهر الملاحظات أي طريق يجب إغلاقه، سواء كان النسخ المرسلة بالبريد الإلكتروني، أو مورّداً يعيد إرسال التذكيرات، أو فواتير أُدخلت دون سند استلامها.
طابق جانب المورّد كل شهر
قارن كل شهر رصيدك لكل مورّد رئيسي بكشف حسابه. فالفرق إما فاتورة تنقصك، أو دفعة لم يطبّقها، أو شيء أُدخل مرتين. والمورّد الذي دفعت له أكثر مما فُوترت به هو أوضح علامة على التكرار.
قائمة التحقق: قائمة منع الفواتير المكررة
- أدخل كل فاتورة برقم فاتورة المورّد
- اكتب الرقم كما طُبع تماماً
- فوتِر البضاعة المخزّنة من سند الاستلام
- لا تدفع إلا الفواتير المرحّلة، لا كشوف الحساب
- اجعل كل دفعة تسمّي الفواتير التي تسدّدها
- راجع فواتير كل أسبوع حسب المورّد والمبلغ
- ألغِ الفواتير المكررة بدل حذفها
- طابق كشوف المورّدين الرئيسيين كل شهر