اعتماد المشتريات: من يوقّع على ماذا

الاعتماد هو اللحظة التي ينظر فيها شخص غير المشتري إلى الأمر قبل أن تلتزم به الشركة. فهو يكشف المورّد الخاطئ، والسعر القديم، والصفر الزائد، والطلب الذي لم يحتجه أحد. وليس توقيعاً يُحفظ في الملف: فالمعتمد الذي لا يسأل أبداً عن أي أمر تأخير لا رقابة.

ويؤدي الاعتماد عمله على أفضل وجه قبل أن يرى المورّد الأمر. فحين تكون البضاعة على الشاحنة، يكلّف الرفض رحلة عودة وعلاقة متوترة.

نصيحةاكتب ما يُنتظر من المعتمد أن يراجعه، حتى يعني الاعتماد الشيء نفسه أياً كان من يقوم به.

أقوى رقابة ليست في من يعتمد، بل في ألا يدير شخص واحد عملية الشراء من أولها إلى آخرها. فمن يستطيع أن ينشئ الأمر ويعتمده ويستلمه ويدفع ثمنه يستطيع أن يشتري أي شيء من أي أحد دون عين ثانية.

في الفريق الصغير كثيراً ما يجمع شخص واحد دورين. فإن حدث ذلك فافصل على الأقل بين المشتري والمعتمد، واجعل صاحب العمل يراجع الدفعات كل أسبوع.

• المشتري ينشئ الأمر ويرسله للاعتماد
• مدير أو صاحب العمل يعتمده
• المستودع يستلم البضاعة ويعدّها
• الحسابات تُدخل الفاتورة من سند الاستلام
• شخص آخر يُطلق الدفعة

لا يكون للاعتماد معنى إلا إذا لم يتغيّر الأمر بعده. فإن استطاع المشتري تعديل الكميات أو الأسعار بعد التوقيع، فقد اعتمد المعتمد أمراً آخر. وأي تغيير يجب أن يعيد الأمر مسودة ويمرّ بالاعتماد من جديد.

واحتفظ بسجل لمن اعتمد كل أمر ومتى. فحين ينشأ خلاف مع مورّد بعد أشهر، يبيّن هذا السجل ما اتُّفق عليه، وبأي سعر، ومن وافق عليه.

نصيحةإن غيّر المورّد سعره بعد الاعتماد فألغِ الأمر وأنشئه من جديد، بدل تعديله بصمت.

لا يحميك الاعتماد إلا إذا كانت البضاعة لا تدخل من دونه. أبلغ المستودع ألا يقبل شحنة لا يقف خلفها أمر معتمد، وأبلغ المورّدين أن الأمر لا يكون نافذاً إلا بعد اعتماده. والمشتريات العاجلة تمرّ بالخطوات نفسها، لكن بسرعة أكبر.

والأمر نفسه في الفاتورة. ففاتورة المورّد عن بضاعة لم يطلبها أحد يجب أن تعود إلى المشتريات لا أن تدخل الدفاتر، حتى لا يصل شراء غير معتمد إلى الدفع من الباب الخلفي.

نصيحةسمِّ معتمداً للأوامر العاجلة بدل أن تتركها تتخطى الاعتماد.

مرة كل ربع سنة، انظر من اعتمد ماذا. ابحث عن أوامر اعتمدها من أنشأها، ومورّدين ارتفعت أسعارهم أمراً بعد أمر، وأوامر قُسّمت لتبقى تحت حد ما. واسحب صلاحية الاعتماد ممن لم يعد يحتاجها.

وانظر أيضاً في توزيع الاعتمادات. فإن كان معتمد واحد يوقّع على كل الأوامر تقريباً، فالثاني اسم على الورق. وإن كانت الأوامر تُعتمد عادةً خلال دقيقة من إرسالها، فلا أحد يقرؤها. وإصلاح الحالتين مبكراً أسهل منه بعد أن يمرّ أمر مكلف.