ابدأ بمن خرج وبما بقي معلّقاً
يستغرق أول تحقق في اليوم دقائق قليلة ويلتقط معظم المشكلات مبكراً. هل كل مندوب يجب أن يكون على الطريق على الطريق فعلاً؟ هل ما زال أحد يحتفظ بنقد من الأمس، أو ينتظر إقفالاً لم يعتمده أحد؟ كل ما بقي من الأمس هو أول مهمة اليوم، قبل أن يصبح مهمة الأسبوع.
اتصل بالمندوب الذي لم يبدأ بدل أن تنتظر لترى. فالبداية المتأخرة تكلّف المحطات الأولى على المسار، وهؤلاء هم العملاء الذين يصلهم المنافس أولاً.
- المندوبون الذين لم يبدؤوا يومهم
- النقد الذي ما زال محتفظاً به من يوم سابق
- إقفالات الأمس التي تنتظر الاعتماد
- جرد السيارات الذي لم يتطابق
- الطلبات التي تنتظر قراراً ائتمانياً
نصيحةأجرِ هذا التحقق في الوقت نفسه كل صباح، حتى يعرف المندوبون أن التأخر سيُلاحظ.
تابع الخطة لا المبيعات وحدها
خلال اليوم، انظر إلى الزيارات قبل المبيعات. قارن المحطات المخططة بالمنجزة، واقرأ سبب كل زيارة متجاوزة. فمندوب يتجاوز محلاً واحداً تفصيل، أما المحل نفسه يُتجاوز ثلاثة أسابيع متتالية فعميل في طريقه إلى الضياع.
والزيارات غير المخططة تستحق نظرة أيضاً. القليل منها صحي: مندوب لمح محلاً جديداً أو لبّى اتصالاً. أما كثرتها يوماً بعد يوم فتعني أن الخطة لا تطابق المكان الذي يذهب إليه المندوب فعلاً، ويجب أن تتغير الخطة.
نصيحةاتفق مع الفريق على قائمة قصيرة بأسباب التجاوز، حتى تعني «المحل مغلق» الشيء نفسه من كل مندوب.
انظر إلى الزيارات المنتجة
الزيارة التي تنتهي دون طلب ولا بيعة ولا تحصيل تكلفة بلا عائد. احسب الزيارات المنتجة نسبةً من الزيارات المنجزة لكل مندوب. وانخفاض النسبة يعني عادةً واحداً من ثلاثة: نقص البضاعة لدى المندوب، أو تشكيلة لا تناسب المنطقة، أو مندوب يزور دون أن يبيع.
قارن كل مندوب بأيامه القريبة قبل أن تقارن المندوبين ببعضهم. فالمناطق تختلف، والمندوب في حي هادئ قد يكون أداؤه جيداً برقم أقل من مندوب في السوق.
نصيحةحين تنخفض نسبة مندوب، رافقه نصف يوم قبل أن تخلص إلى أي نتيجة.
تحقق من المال وهو يصل
المبيعات نصف اليوم، والتحصيل نصفه الآخر. انظر إلى ما حصّله كل مندوب وكيف، نقداً أو بالبطاقة أو بالتحويل، وقارنه بما على عملائه من مستحقات. فالمندوب الذي يبيع جيداً ويحصّل قليلاً يبني قائمة متأخرات الشهر القادم.
وانتبه إلى النقد الذي يبقى مع المندوب. فالمتحصلات يجب أن تعود كل مساء، والنقد الذي ما زال معه من يوم سابق يستحق اتصالاً هاتفياً لا رسالة.
- التحصيلات حسب وسيلة الدفع لكل مندوب
- العملاء الذين زيروا وعليهم مستحقات ولم يدفعوا شيئاً
- الطلبات الموقوفة لتجاوزها حدّ الائتمان
- الخصومات القريبة من الحدّ الأعلى لكل مندوب
نصيحةاسأل عن التحصيل المفقود في اليوم نفسه، ما دام المندوب يتذكر الزيارة.
أقفل اليوم مع الفريق
في المساء يجب أن يصلك إقفال كل مندوب: مخزون مجرود، ونقد معدود، وفروق مشروحة. اعتمد الإقفالات السليمة بسرعة، واسأل عن البقية ما دام الوصول إلى المندوب ممكناً. فالإقفال المؤجل إلى الغد أصعب في الشرح وأسهل في النزاع.
سجّل الفروق حسب المندوب والسبب، لا حسب المبلغ فقط. فالعجز الصغير اليومي من المندوب نفسه أهم من عجز كبير واحد سببه واضح.
- تحقق من أن كل مندوب أنهى آخر زيارة
- افتح كل إقفال ينتظر الاعتماد
- قارن جرد السيارة بالمخزون المتوقع
- اسأل عن أي فرق في النقد قبل الاعتماد
- اعتمد، وسجّل سبب أي فرق
نصيحةاعتمد الإقفالات بالترتيب نفسه كل مساء، حتى لا يفوتك أي منها حين تطول القائمة.
راقب الشهر
مرة في الأسبوع، ابتعد قليلاً عن اليوم. أي عملاء الخطة لم تكتمل لهم زيارة منذ أسبوعين أو أربعة؟ هؤلاء عملاء يبتعدون، ويجب أن تبقى قائمتهم قصيرة. وأين يقف كل مندوب من مستهدفه الشهري، بالوتيرة التي يحتاجها الشهر؟
الوتيرة أهم من الإجمالي. فالمندوب الذي بلغ نصف المستهدف في منتصف الشهر يسير على المسار الصحيح، أما الرقم نفسه قبل نهاية الشهر بأسبوع فلا.
نصيحةشارك رقم الوتيرة مع كل مندوب كل أسبوع، لا في نهاية الشهر فقط حين لا يمكن تغيير شيء.
قائمة التحقق: كل يوم عمل
- اعرف من لم يبدأ حتى منتصف الصباح
- صفِّ أي نقد ما زال محتفظاً به من الأمس
- اقرأ سبب كل زيارة متجاوزة
- تحقق من الزيارات المنتجة لكل مندوب
- قارن التحصيلات بمستحقات العملاء
- اعتمد الإقفالات السليمة في المساء نفسه
- اسأل عن كل إقفال فيه فرق
- راجع العملاء الذين لم يُزاروا منذ أسبوعين
- تحقق من وتيرة كل مندوب مقابل مستهدفه