نظام ERP لموزّعي الأدوية
للموزّعين الذين يزوّدون الصيدليات بالأدوية والمنتجات الصحية. فكل عبوة تحمل رقم دفعة وتاريخ صلاحية، والمخزون الأقرب انتهاءً يجب أن يخرج أولاً.
أين تكمن الصعوبة
لكل عبوة دفعة وتاريخ صلاحية
تصل الأدوية في دفعات، لكل منها تاريخ صلاحية مطبوع على الكرتون. وإذا لم تُسجَّل الدفعة والتاريخ عند الاستلام كما طُبعا تماماً، فلا سبيل موثوقاً بعد ذلك لمعرفة أي مخزون قصير الصلاحية، أو أي العملاء تسلّموا أي دفعة.
المخزون قصير الصلاحية يجب أن يخرج أولاً
يمدّ عامل التجهيز يده إلى أقرب ما على الرف. وما لم تخرج الصلاحية الأقدم أولاً، تبقى العبوات قصيرة الصلاحية في الخلف حتى يتعذّر بيعها، ولا تظهر الخسارة إلا حين يعدّها أحد في النهاية.
المرتجعات التالفة ومنتهية الصلاحية
تعيد الصيدليات عبوات تالفة أو تجاوزت تاريخها. وإذا أُعيدت هذه المرتجعات مباشرة إلى الرف مع البضاعة السليمة، فقد تُصرف عبوة منتهية الصلاحية مرة أخرى في الطلب التالي، وهو الخطأ الذي لا تحتمله هذه التجارة.
الائتمان للصيدليات
تشتري الصيدليات بشروط دفع، ويدفع كثير منها في نهاية الشهر أو بعده. ومن دون حدّ يُفحص في كل طلب وصورة واضحة لمن تأخّر في السداد، ينتهي الموزّع إلى تمويل مخزون عملائه دون أن يعرف حجم المبلغ المعرّض للخطر.
كيف يتعامل Axon Suite مع ذلك
الدفعات وتواريخ الصلاحية تُسجَّل عند الاستلام
افتح أمر الشراء المعتمد فيمتلئ سند الاستلام بما لم يصل بعد. وتأخذ الأصناف المتتبَّعة أرقام دفعاتها، والدفعة الجديدة تاريخ صلاحيتها. ويُرفض الاستلام الذي يتجاوز الكمية المطلوبة، ويمكن أن يصل الباقي لاحقاً.
استلم مقابل الأمر، لا فوقهالدفعة الأقرب انتهاءً تخرج أولاً
إذا لم يحدّد البند دفعة، يأخذ Axon Suite المخزون الأقرب انتهاءً في الموقع. وإذا طلب العميل دفعة بعينها فاذكرها في البند فتخرج هي. وإذا لم تكفِ دفعات الموقع للكمية المطلوبة يُرفض البند بدل أن يُصرف ناقصاً.
الدفعات والصلاحية وصرف الأقرب انتهاءًالجرد دفعةً دفعة
افتح جرداً لمستودع كامل أو لموقع واحد فيه، وأدخل ما تجده على الرف، ثم يعتمده المراجع. ولا يُغلق صنف متتبَّع بالدفعات دون رقم دفعته في البند، ويُرحَّل الفرق تسويةً واحدة بالتكلفة.
جرد دوري يرحّل الفرقالمرتجعات منتهية الصلاحية إلى الحجر، لا إلى الرف
أنشئ المرتجع على الفاتورة الأصلية، واعتمده، واستلم البضاعة. والبنود المعلَّمة تالفةً أو منتهية الصلاحية تُستلم إلى الحجر، لا إلى الرف مع البضاعة السليمة، ويُقيَّد كل بند للعميل بالسعر الذي فُوتر به.
مرتجعات المبيعات والإشعارات الدائنةحدّ ائتمان على كل طلب صيدلية
يُقارن كل طلب بحدّ ائتمان العميل لحظة حفظه. وإذا تجاوز الحدّ يُوقف حتى يعتمده من يملك صلاحية الاعتماد على أوامر البيع أو يُرفض، حسب إعداداتك. والرصيد المفتوح هو ما فُوتر مطروحاً منه ما دُفع.
حدود الائتمان على كل طلبمن يدين بماذا، ومنذ متى
تصنّف أعمار الديون كل فاتورة مفتوحة حسب تاريخ استحقاقها: حالية، أو متأخرة من يوم إلى 30، أو من 31 إلى 60، أو أكثر من 60 يوماً. ويعطي كشف الحساب كل عميل رصيده المتحرك وتحته الأعمار نفسها، مطبوعاً بالعربية أو الإنجليزية.
أعمار الديون وكشوف الحساب
أدلة لهذا القطاع
مصطلحات واردة
أسئلة يطرحها الموزّعون
هل نكتب رقم الدفعة في كل عملية بيع؟
لا. اتركه فارغاً ويختار Axon Suite الدفعات حسب الصلاحية، ولا تحدّد دفعة إلا حين يلزم.
هل تصل دفعة بلا تاريخ صلاحية؟
ليس إذا كانت جديدة. سند الاستلام الذي يُدخل دفعة لأول مرة يجب أن يذكر تاريخ انتهائها.
هل يمكن أن تتبع التكلفة الصلاحية أيضاً؟
نعم. الصرف والتكلفة أمران منفصلان، فاختر طريقة تكلفة الأقرب انتهاءً على الصنف إن أردت أن تتبع التكلفة الصلاحية أيضاً.
هل يكون لكل صيدلية شرط دفع خاص بها؟
نعم. لكل عميل شرط دفع، مثل أيام صافية أو نهاية الشهر مضافاً إليها أيام، ويُحسب تاريخ استحقاق كل مستند من تاريخه ومن ذلك الشرط.
